Riksarkivet har tagit ut avgifter för att utföra åtgärder som de enligt tryckfrihetsförordningen är skyldiga att vidta avgiftsfritt. Det anser Riksdagens Justitieombudsman (JO) som ger Riksarkivet kritik på flera punkter. Frågan om Riksarkivets avgifter överlämnas nu till Kulturdepartementet för vidare utredning.

Den 15 april 2016 begärde en person att få ta del av ett antal bouppteckningar av landsarkivet i Härnösand. Han fick ut sina handlingar, mot en avgift på flera hundra kronor.

Beställaren bestred fakturan, som avsåg både de digitala kopiorna av handlingarna och dessutom en avgift för eftersökningsinsatsen. Han ansåg att han inte beställt någon eftersökningsinsats, utan bara begärt ut allmänna handlingar. Då fick han svaret att Riksarkivet inte fann skäl att ompröva eftersökningsavgiften och när han bestred fakturan på nytt fick han veta att Riksarkivets avgifter inte går att överklaga.

I stället tog han då ärendet vidare genom att anmäla Riksarkivets hantering av avgifter till JO. Den 5 juni i år kom JO:s beslut avseende fallet, i vilket Riksarkivet får kritik på flera punkter.

Kritik på flera punkter

I första hand kritiseras Riksarkivet för att man i det aktuella fallet har tagit ut en avgift för undersökningsuppdraget – något de bara ska göra om förfrågan går utöver myndighetens serviceskyldighet. Om det är klart vilken handling som avses har en myndighet enligt JO en långtgående skyldighet att söka efter handlingen i sitt arkiv. En eftersökningsavgift ska bara tas ut om en förfrågan om uppgifter ur arkivhandlingar kräver en vidare efterforskning.

I beslutet konstateras också att lagstödet för Riksarkivet att ta ut en avgift på 4 kronor per sida för kopior av allmänna handlingar – utöver de första nio sidorna – framstår som mycket tveksamt. Beslutet överlämnas därför till Kulturdepartementet för vidare utredning.

Erland Ringborg, ordförande i Sveriges Släktforskarförbund.Sveriges Släktforskarförbunds ordförande, Erland Ringborg, känner till problematiken.

– Om bedömningarna här skiftar mellan landsarkiven vet jag inte, men anmälaren i Härnösand och jag själv på annat håll har stött på att betalning krävs. Just Riksarkivets webbformulär är också föremål för JO:s kritik, eftersom det inte ger beställaren valet att avböja extrakostnader för eftersökningar. I dagsläget går det inte att beställa en bouppteckning på Riksarkivets hemsida utan att acceptera avgiftskostnader. Inte bara för kopiering utan också för efterforskning, säger han.

Dold problematik

För att en myndighet eller arkivinstitution inte ska behöva ägna sig åt orimliga efterforskningar är det viktigt att beställaren är tydlig med vilka handlingar det gäller. I det aktuella fallet anser JO att anmälaren har gett arkivet tillräcklig information för att kunna leta fram dokumenten. Därför gjorde Riksarkivet fel när de begärde en eftersökningsavgift.

Men enligt Bo Persson, stadsarkivarie i Linköpings stadsarkiv och styrelseledamot i Sveriges Släktforskarförbund, finns en dold problematik.

Bo Persson, stadsarkivarie i Linköpings arkiv och styrelseledamot i Sveriges Släktforskarförbund.– Att den här kritiken skulle komma kunde man nog ana. Generellt saknas register till modernare bouppteckningar, alltså från tiden efter 1890, hos landsarkiven. Detta betyder att efterforskningar måste göras, eftersom bouppteckningarna inte är sorterade i datumordning utan i den ordning som de protokollförts. Det kan handla om åtskilliga timmar som en arkivarie måste ägna åt att bläddra igenom stora volymer. Detta måste man förstås förklara vid beställning, vilket Riksarkivet inte har gjort – notera kritiken mot webbformuläret.

Bo Persson fortsätter:

– Registreringsarbeten är inget som arkivinstitutionerna normalt sett har egna resurser till, utan de har genomförts och genomförs fortfarande till stor del med hjälp av extra personal. Så länge som de inte är genomförda, hindras inte bara ett enkelt utlämnande av handlingar utan ställer även till problem för digitaliseringen av materialet, inte minst sett till hur användarna ska både hitta i och referera till handlingarna.

Bristande information

JO kritiserar även Riksarkivet för den efterföljande hanteringen av anmälarens skrivelse med invändningar mot avgiften. Det är viktigt att den som är missnöjd med ett myndighetsbeslut får korrekt information om sina möjligheter att överklaga och att ett överklagande hanteras i enlighet med de regler som gäller för överklaganden, även här har Riksarkivet brustit, enligt JO.

Eva-Marie Sahlin. Foto: Emre Olgun/RiksarkivetEnligt Eva-Marie Sahlin, avdelningschef för Riksarkivets regionala avdelning, ska Riksarkivet också se över hur de informerar om sina avgifter.

– Det är klart att vi tar till oss kritiken. Men eftersom vi har ett undantag från avgiftsförordningen, som ger oss rätt att ta ut avgifter, kommer vi att fortsätta göra det. Men vi kommer att bli mycket tydligare med vad det är som gäller. Till exempel ska man kunna välja att avstå från eftersökningsavgiften genom att tacka nej till en vidare sökning i arkiven.

Eva-Marie Sahlin förklarar att Riksarkivet någon stans måste dra en gräns för hur mycket eftersökning man kan förvänta sig utan att det ska kosta.

– Om du har tillräckligt tydliga ingångsvärden ska ju normalt inte en eftersökning behövas. Det är vad som gäller vid utlämnande av allmän handling enligt tryckfrihetsförordningen. Men problematiken kan till exempel vara att handlingar saknas eller att de har registrerats exempelvis tio år efter det att händelsen inträffat. Om sökregister saknas måste man göra en vidare undersökning som kan ta lång tid. Om man inte vill betala för eftersökningen, då ska man naturligtvis inte behöva göra det, men då bryter vi också eftersökningen.

Erland Ringborg konstaterar att Riksarkivet kommer att behöva vidta åtgärder omgående.

– Riksarkivet måste nu rimligen anpassa sina avgiftsregler, vilket tyvärr innebär en påfrestning på en redan ekonomiskt pressad organisation, men JO:s ställningstagande kan knappast förbigås, säger han.

Fakta: Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

En begäran om att få ta del av allmänna handlingar med stöd av offentlighetsprincipen ska handläggas och besvaras i enlighet med bestämmelserna i tryckfrihetsförordningen. Det innebär att om en privatperson begär ut offentliga handlingar så kan inte den berörda myndigheten neka personen tillgång till dessa.

Enligt lagen har de myndigheter och arkiv som tillhandahåller offentliga handlingar också en serviceskyldighet som innebär att de måste vara behjälpliga genom att söka upp handlingen i sitt arkiv och bistå med kopior på handlingen om så önskas.

Riksarkivet får enligt sin instruktion ta ut en avgift för undersökningsuppdrag som går utöver serviceskyldigheten och har beslutat att en eftersökningsavgift ska tas ut om en förfrågan om uppgifter ur arkivhandlingar kräver efterforskning. Men om det är klart vilken handling som avses har en myndighet en långtgående skyldighet att söka efter handlingen i sitt arkiv.

Om en myndighet gör bedömningen att begäran faller utanför ramen för de skyldigheter som myndigheten har enligt tryckfrihetsförordningen kan begäran avslås.