Det är viktigt att vara så utförlig som möjligt. Berätta allt du vet om personen eller personerna på bilden (namn, yrke, hemort, födelsetid- och plats, etc.) och annat som kan vara av intresse vad gäller motivet.
Du bör också redogöra för hur du fått veta vem bilden föreställer. Viktigt är också att berätta om kortets historia så långt du känner till, exempelvis var det har påträffats, särskilt ifall personerna inte är identifierade. Om du inte har något att berätta skriver du "Okänd person" eller liknande.
Skrivregler
1. Undvik alla förkortningar. Förkorta inte i den löpande texten och inte heller i uppgifterna om ägare och uppgiftslämnare (detta gäller alla förkortningar, skriv ”född”, inte ”f”, skriv ”så kallad”, inte ”s.k.”, etc). Förkortningar används bara i direkta citat när källan använder förkortningar.
2. Repetera inte längre texter på många bilder. Man skall inte med klipp och klistra-funktionen lägga in samma längre text på många bilder. I stället bör man lägga in texten på en bild och sedan på de andra skriva en hänvisning, typ ”För mer information, se #10324” (numret blir automatiskt en länk till bilden under förutsättning att tecknet # finns med).
3. Använd inte versaler. Skriv all text med små bokstäver (gemener). Om texten på kortet är skriven med stora bokstäver (versaler) skall man således skriva texten med små bokstäver. Exempel: Om det står ”UPSALA” på bilden skall du skriva ”Uppsala”. Detta gäller både fotografens (ateljéns) namn, ortnamn och gatuadresser. – Undantag: Tilltalsnamn markeras med versaler.
4. Var måttfull med hänvisningar. Det är enkelt att hänvisa mellan olika bilder: Skriv bara bildens nummer föregått av tecknet # (exempelvis: #10234), så blir numret automatiskt en länk till bilden med detta nummer. Men var måttfull med hänvisningar. Att ha 5–10 hänvisningar på en bild är nästan alltid för mycket och tenderar att skapa mer förvirring än ordning. Det viktigt att man tydligt anger varför hänvisningen finns. Läsaren kommer att förvänta sig att finna något när man klickar på länken. Skriv inte: "#10234". Skriv istället: "Bild på föräldrarna, se #10234".
5. Önskvärda personuppgifter. Om möjligt bör följande uppgifter anges för alla personer som kan identifieras:
Fullständigt namn (gärna med tilltalsnamn markerat), för kvinnor även namn som ogift
Bostadsort(er) – by, församling eller stad – samt yrke
Födelse- och dödstid (åtminstone år)
Födelse- och dödsförsamling
Många personer har mycket vanliga namn. För dem är det extra viktigt att ange orter som personen har varit knuten till, annars blir det med tiden omöjligt att hitta bland alla Andersson och Lundberg. Komplettera gärna ofullständiga personuppgifter på befintliga bilder under 'Kommentarer'.
6. Tilltalsnamn skrivs med versaler. Tilltalsnamn markeras med versaler, exempelvis "Lydia MARIA Andersson". Använd inte html-kod eller asterisk för att markera tilltalsnamn, eftersom sökfunktionen läser såväl kod som asterisk som vanliga tecken. Detta innebär att man måste söka på "Lydia Maria* Andersson" om asterisk har använts. Således fungerar inte "Lydia Maria Andersson". Skriv "Tilltalsnamn" i versaler!
7. Inga e-postadresser får förekomma. Porträttfynd är en databas som byggs upp successivt och skall finnas kvar i många år. Därför skall INTE uppgifter som blir föråldrade – typ e-postadresser, telefonnummer och gatuadresser – läggas in i databasen. Den som vill kunna bli kontaktad skall i stället skapa ett konto på Rötter och logga in innan fotografier laddas upp. Genom detta kopplas fotografiet till dig och ditt konto på Rötter.