Samrådskonferensen 22 mars – tankar om förbundets ekonomi

Föregående lördag 22 mars avhölls den numera årliga samrådskonferensen i släktforskarförbundet. Olika former av »samråd« mellan förbundsstyrelsen och medlemsföreningarna hade funnits tidigare men i den här formen introducerades 5 mars 2016.

Tanken var då att man skulle haft konferensen på det årets släktforskarkryssning 6–7 mars men den ställdes in på grund av för få deltagare. Istället genomfördes konferensen 5 mars på Nordiska museet i Stockholm. Föreningarna fick beroende på storlek skicka 1–3 deltagare och de som kallas sammanslutningar 1–2, också det beroende på hur många de ingående föreningarna var. I princip samma regler som idag.

Detta var Erland Ringborgs andra år som förbundsordförande och han ville helt enkelt ha en kanal för att kunna fånga upp rörelser bland medlemsföreningarna. I Angeläget 2014:2 skrev man att man lanserade ett »Förbundsforum« på Anbytarforum där för att diskutera förbundets inriktning och verksamhet. Detta lyfte väl aldrig riktigt. Redan då skrev man dock att från och med 2016 planerade man andra fora för detta. I Angeläget 2015:2 kan vi läsa: »Samrådskonferensen är förbundsstyrelsens svar på önskemålen att i friare former diskutera frågor som ska tas upp till beslut vid den kommande stämman. Vi hoppas också på en mera förutsättningslös diskussion om förbundets roll och framtid.«

Det totala antalet deltagare (enligt verksamhetsberättelserna) har under åren varierat mellan 50 och 80 men då har säkert upp emot ett tiotal deltagare representerat förbundsstyrelse, valberedning och kansli. Antalet deltagande föreningar framgår inte alltid av verksamhetsberättelserna men första året var det 36 och i den mån antalet rapporterats varierat mellan den nivån och drygt 50. I år var 37 föreningar representerade och antalet deltagare drygt 60 som mest.  Antalet anmälda deltagare var dock 68 så det flera som inte dök upp men samtidigt deltog ett par ledamöter från valberedningen som inte fanns på deltagarlistan.

Numera sker samrådskonferensen på Zoom och det finns egentligen inga kostnader för att delta, utom den tid man spenderar genom deltagandet. Övergången till Zoom verkar inte ha ändrat något. Med tanke på att förbundet har drygt 160 medlemsföreningar och kostnaden för att delta i praktiken är noll är det allvarligt att inte fler föreningar deltar. Det är svårt att tänka sig att de av förbundsstyrelsen valda frågorna skulle ha betydelse, eftersom dessa varierat över åren men föreningarnas närvaro (eller om så vill frånvaro) varit ungefärligen densamma. 

När årets konferens först annonserades i Angeläget 2024:2 var rubriken Framtiden – barkbröd eller bakelse. Först tänktes en visionär diskussion om släktforskarrörelsen i framtiden. Sedan en diskussion om goda exempel som på något sätt gett framgång i föreningarna och sist, som appendix, den mer handfasta frågan om datum för Släktforskningens dag.

Prioriteringarna förefaller rimliga i ett läge där förbundets ekonomi är dålig med ett realiserat miljonunderskott 2023, ett budgeterat underskott 2024 på en halv miljon (resultatet är ännu inte känt) och ett budgeterat miljonunderskott för 2025 samtidigt som den marknadsmiljö som förbundet befinner sig i kännetecknas av en allt större konkurrens från såväl kommersiella företag som icke kommersiella alternativ och förbundets storsäljare Sveriges dödbok verkar vara vid vägs ände.

Bildtext: Inte bara släktforskarförbundet brottas med budgetunderskott. USAs budgetunderskott 2001–2006. Källa: Wikimedia Commons. Licens: Public Domain.

Den mer visionära diskussionen om släktforskarrörelsens framtid och det ekonomiska läget hade dock försvunnit i det slutliga programmet och det var inte förrän i den avslutande allmänna diskussionen (en del av tiden var deltagarna uppdelade på tre grupper) som det ekonomiska läget kom upp. Då var det en enskild föreningsrepresentant som tog upp frågan om underskotten och ifrågasatte kansliets lokalisering till Stockholm med hänvisning till lokalkostnadsnivån i Stockholm jämfört med den utanför.

Nu är inte lokalkostnaderna det Alexanderhugg man kan tro. Totalt uppgår de till cirka 600 000 kronor och förbundet hade redan (från och med 1 april 2025) sagt upp halva lokalen och minskat kostnaderna proportionellt. Detta sänker dock bara kostnadsnivån och påverkar inte de långsiktiga problemen som är successivt dalande intäkter.

I grund och botten är släktforskarförbundet en nationell samarbetsorganisation, en federation, av släktforskarföreningar som har individuella medlemmar. Från början kunde dock individer ansluta sig till förbundet som stödjande medlemmar. Förbundets första (14 månader långa) verksamhetsår 1986–1987 stod medlemsintäkterna från dessa för över hälften av förbundets intäkter medan avgifterna från föreningarna stod för endast en åttondel. 

En egenhet är att förbundet dessutom har organisationer, vars medlemmars utgörs av såväl individer som organisationer, som medlemmar. Det gör naturligtvis en grafisk organisationsskiss komplicerad men har i det här sammanhanget ingen större betydelse. 

Nu kanske inte det första verksamhetsåret är ett bra år för en generell jämförelse över tid men det illustrerar ändå att redan från starten räckte inte föreningsavgifterna till för att driva (den då ändå begränsade) förbunds- och samarbetsverksamheten. 

De stödjande medlemmarna blev efter hand många och de uppgick till knappt 10 000 när anslutningsformen avskaffades 2002. Intäkterna från de stödjande medlemmarna uppgick då till drygt 25 procent (cirka 1,7 miljoner kronor) av de totala intäkterna (cirka 6,4 miljoner kronor) medan föreningsavgifterna uppgick till knappt sex procent (355 tusen kronor). I det senaste bokslutet (för 2023) har föreningsavgifternas andel stigit till ungefär en åttondel (1,4 miljoner kronor) av de totala intäkterna (knappt 11,5 miljoner kronor), vilket är ett resultat av de senaste årens höjningar av avgiften per medlem.

Är 1,4 miljoner kronor mycket eller lite i sammanhanget? En jämförelse kan göras med förbundets två största medlemsföreningar 2023, Föreningen DIS (18 860 medlemmar) och Genealogiska Föreningen (2 927 medlemmar).DIS intäkter från medlemsavgifter var cirka 3,4 miljoner och GFs cirka 0,8 miljoner. Jag lämnar frågan obesvarad men konstaterar att för båda föreningarna stod medlemsintäkterna för ganska exakt 63 procent av de totala intäkterna: I båda dessa föreningar är medlemsavgifterna är den huvudsakliga källan för finansiering av verksamheten.

Den bistra sanningen är att medlemsföreningarna aldrig lagt plånboken på bordet och betalat för sin nationella samarbetsorganisation. Förbundet har därför blivit ekonomiskt beroende av projekt och förlagsverksamhet, även för att finansera delar av den grundläggande förbunds- och samverkansverksamheten. Intäkterna från projekt och förlagsverksamhet har därutöver kunnat betala för en rad av de släktforskarresurser som skapats inom förbundet och som man inte direkt kunnat ta betalt för: Rötter, Anbytarforum, Porträttfynd, Gravstensinventeringen med mera.

Balansakten för varje förbundsstyrelse är alltså att, givet föreningarnas frugala inställning till föreningsavgiften, dimensionera förbundets kostnader långsiktigt så att över tid de täcks av de cykliskt varierande försäljningsintäkterna. Vilket naturligtvis i inte är lätt om dessa intäkter bara varierar över tid utan också trendmässigt minskar (vilket är en rimlig prognos för framtiden).

Detta kan man ju tekniskt göra i redovisningen, på bra sätt och dåliga sätt. När förbundet krisade i mitten av 00-talet användes den dåliga metoden; projektkostnader periodiserades och blev tillgångar i balansräkningen. Tanken var att när försäljningen kom skulle dessa inte påverka resultatet utan i första hand upplösa periodiseringarna. Det blev ett sätt att tillgodogöra sig vinster idag som man hoppades skulle komma imorgon. Problemet var förstås att krisen i förbundets ekonomi inte blev så uppenbar.

Ett bättre sätt är att periodisera intäkter, när försäljningen är hög, som en skuld i balansräkningen (alltså en form av eget kapital) som upplöses under perioder när försäljningen är låg. Det blir som att flytta dagens vinster till imorgon. Sedan ska det ju vara förenligt de regler som gäller för redovisning, en fråga som undandrar sig min bedömning.

Realt måste man dock bestämma sig för vad som är en långsiktigt rimlig kostnadsnivå och hur den ska förändras över tid. Den frågan ställs inte idag.

En betydande resurs för förbundet har varit det volontärsarbete som av ett stort antal enskilda släktforskare lagts ned i olika projekt, främst Namn åt och de döda (NÅDD). Men NÅDDs framtid är minst sagt oklar och de andra projekt (Folkräkningen 1930 och Dödsorsaker 1917–1920) blir knappast några större inkomstgeneratorer. Det är de tre projekt som nu nämns i förbundets platsannons för den nya projektledare för förbundets registreringsarbete som ska anställas i sommar. I jämförelse med den bukett av databaser ArkivDigital (mot betalning förstås) redan levererar framstår det som fantasilöst. De två projekten drivs dessutom formellt av Riksarkivet och förbundet får betalt för sin medverkan, som är att organisera volontärer. 

Intresset bland släktforskare att ägna sig åt oavlönat volontärsarbete i förbundets regi har alltså varit betydande men hur ska det kanaliseras i framtiden? Jag ser inte heller att, med något enstaka undantag, det finns någon offentlig diskussion i släktforskarrörelsen om detta. Undantagen är ett par Rötterbloggar av förre förbundsordföranden Ted Rosvall (Nyårsönskningar ... och Finns det ett liv efter död/bok/en?) med efterföljande kommentarer av bland annat mig. Det man slås av är den totala frånvaron av deltagande från förbundsstyrelsens sida. Någon diskussion på samrådskonferensen blev det alltså inte heller.

Istället användes den mesta tiden åt redovisning och diskussion av goda exempel för att värva och behålla medlemmar. Alltså ett annat fokus. Det var visserligen intressanta redovisningar som nog gav de flesta något att ta med hem till den egna föreningen, men min erfarenhet är att det inte är svårt att få fram en lista på bra saker att göra utan det svåra är att hitta personerna som ska utföra det. Exemplen från Ragunda hembygdsförening (som också bedriver släktforskningsverksamhet men inte är med i Sveriges släktforskarförbund) var visserligen intressanta och roliga men vilka släktforskarföreningar har en hembygdsgård att bygga upp verksamheten, med ett stort utrymme av social samvaro, kring?

Diskussionen om placeringen av släktforskningens dag slutade i konstaterandet att flytt till hösten antingen landar för nära släktforskardagarna eller arkivens dag och en flytt till senare under våren knappast är lämplig på grund av sportlovsveckor och de därpå följande veckorna de flesta årsmöten inträffar. Möjligen skulle en flytt någon vecka framåt i tiden vara det realistiska.

Inför samrådeskonferensen hade årsboken lyfts fram som den tredje frågan att diskutera. Mer exakt var programpunkten »Är ni intresserade av att vi återupplivar årsboken i enklare form?«. Frågan föll närmast platt till marken eftersom förbundsstyrelsen vare sig kunde redovisa vad som hade ändrats sedan beslutet om nedläggning fattats eller hur det hela skulle genomföras (även om tematiska årsböcker nämndes). Förbundsstyrelsen hade i stor sett inget att meddela och de personer som sysslat direkt med projektet var inte närvarande.

Samrådskonferensen avslutades sedan med redovisning av den enkät som Marika Lagervall genomförde förra året om bevarandet av enskilda släktforskares resultat. Hennes resultat finns presenterade som en C-uppsats i arkivvetenskap vid Mittuniversitetet med titeln Bevarandet av släktforskares material. Värdefullt kulturarv eller värdelösa kopior? Kontentan var att det finns en rad arkivinstitutioner som inom sin verksamhetsinriktning tar emot sådant material. Men då gäller det alltså för den enskilde släktforskaren, eller det material det gäller, att passa in i den verksamhetsinriktningen. Det framgick också att Genealogiska Föreningen är den enda arkivinstitution som mer allmänt sett tar emot släktforskares material utan sådana restriktioner. Den som är intresserad kan vända sig till mig eftersom det är en av de saker jag sysslar med inom Genalogiska Föreningen.

Källor: Alla ekonomiska uppgifter om förbundet är publika och finns i antingen Angeläget eller Släktforskarnas årsbok. Uppgifterna om DIS och GF är tillgängliga för dessa föreningars medlemmar.